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陕西省档案服务企业备案办法

作者:   发布时间:2021-08-10 09:28  
 

陕西省档案服务企业备案办法


第一条 为了支持全省档案服务企业发展,推动档案事业转型发展和档案工作高质量发展,保障企业和委托方的合法权益,根据《中华人民共和国档案法》《陕西省档案条例》,制定本办法。

第二条 本办法所称的档案服务企业是指在陕西省范围内依据专业知识和专门技能为机关、团体、企业事业单位及其他组织依法依规提供档案寄存、档案数字化、档案整理、档案管理咨询、档案开发利用、档案销毁服务等档案业务服务的市场主体。

第三条 陕西省档案局是陕西行政区域内档案服务企业备案的管理机关,负责省级市场监督管理部门登记注册的档案服务企业和省级单位、中央驻陕机构所属的档案服务企业的备案,对全省档案服务企业备案工作进行监管。

各设区市档案局负责本行政区域内市场监督管理部门登记注册的档案服务企业的备案。在杨凌示范区、韩城市登记注册的档案服务企业分别在咸阳市、渭南市档案局备案。

省市档案局按照“谁备案、谁审核、谁负责”的原则对在本层次开展业务和已经备案的档案服务企业进行指导、监督、检查,并组织开展业务培训。

第四条 各设区市档案局办理的档案服务企业备案资质在全省范围内有效。

第五条 办理档案服务企业备案应当遵循自愿、平等的原则,申请备案的档案服务企业应当遵守档案法律法规,诚实守信、合法经营。

第六条 申请备案的档案服务企业应具备以下条件:

(一)在陕西省各级市场监督管理部门登记注册、取得营业执照的法人。在陕西省外登记注册的档案服务企业不属于本办法规定的备案范围;省外档案服务企业在陕西省各级市场监督管理部门登记注册的分支机构,可以申请对分支机构备案;

(二)营业执照的经营范围包含档案服务业务,并按照《档案服务外包工作规范》(DA/T 68—2020)组织开展档案业务活动;

(三)具有固定办公场所及符合服务项目要求的设施设备;

(四)具有两名以上档案专业技术人员,至少一人具有档案专业或图书馆、情报、信息管理专业中级以上(含中级)专业技术职务;专业技术人员不得同时受聘于2个以上(含2个)档案服务企业;

(五)档案寄存服务企业符合《档案保管外包服务管理规范》(DA/T 67—2017)的要求,档案库房应当符合下列规定:1.选址应远离易燃、易爆场所和污染源,远离洪水、山体滑坡等自然灾害易发生的地段;2.相对独立,不得与工业、商业、办公、民用等用房混杂;3.安装避雷装置;4.档案库楼面均布活荷载标准值符合专业要求;5.配备温湿度控制设备,档案库房温湿度符合要求;6.设置火灾自动报警设施,采用洁净气体灭火系统或高压细水雾灭火系统,保管非纸质档案的库房、服务器机房应设气体灭火系统,库区应设室外消防给水系统;7.保管磁性载体档案、光盘时应配备防磁柜、光盘柜;8.设置视频监控系统、门禁系统、红外线报警设备;9.防盗、防火、防潮、防水、防光、防尘、防污染、防有害生物。

(六)工作中未发生档案失泄密、安全事故,企业无信用、征信不良记录或信用、征信不良记录已消除。

第七条 档案服务企业应当通过政务服务平台提出备案申请。在政务服务平台未开通此业务前,可直接向省市档案局提出申请。对符合备案条件的,省市档案局不得以任何理由拒绝受理。

第八条 档案服务企业申请备案时应提供以下资料:

(一)陕西省档案服务企业备案登记表;

(二)营业执照副本复印件; 

(三)企业经营管理状况证明材料,包括:开展业务情况说明、相关合同复印件,安全保密管理规章制度,组织安全保密教育的佐证材料,企业信用、征信证明材料; 

(四)提供档案寄存服务的企业申请备案时应提供以下资料:1.档案库房的房产证明文件或者租赁合同复印件;2.消防主管部门出具的档案库房所在楼宇的消防备案材料复印件;3.档案库房及业务用房建筑平面图、档案库房荷载设计或者检测资料复印件;4.库房安全设施设备统计表(附件3);5.寄存档案管理规章制度。

(五)法定代表人、实际控制人身份证复印件;委托办理备案的授权委托书,经办人身份证复印件;

(六)从业人员名单(附件2);

(七)专业技术人员的职务资格证书复印件,从业人员的岗位培训证书复印件;

(八)与员工签订的保密协议复印件;

(九)有保密资质的企业提供保密资质证书复印件。

第九条 对提供档案寄存服务的企业,省市档案局在办理备案时应当比照《档案馆安全评估指标体系》相关要求实地检查库房选址、安全和消防设施设备配备等情况。

第十条 对符合备案条件的企业,省市档案局应当在接到备案申请材料后10个工作日内办结备案手续。

第十一条 《陕西省档案服务企业备案证书》不得转借、伪造、涂改。

第十二条 档案服务企业变更名称、住所、法定代表人、经营范围等备案事项时,应当在市场监督管理部门办理变更登记后10个工作日内,到办理备案的省市档案局变更手续。开展档案寄存服务的企业在新建(租)库房、改扩建原有库房、消防和安全设施设备发生变化后10个工作日内,应当向办理备案的省市档案局补报相关材料。

第十三条 档案服务企业备案的有效期为3年,有效期满后进行复核。复核时应提供以下资料:

(一)《陕西省档案服务企业备案登记表》;

(二)营业执照副本复印件;

(三)专业技术人员变化情况;

(四)3年内开展档案服务业务工作总结及安全保密工作情况说明;

(五)企业信用信息、征信证明材料。

复核时不符合备案条件的档案服务企业要限期整改,整改期限为6个月;整改后仍达不到备案条件的,取消备案资质。

第十四条 各级档案局应当加强对档案服务企业的监管,将已备案的档案服务企业纳入“双随机一公开”执法检查范围进行监督、检查,对违法行为及时进行查处。市县档案局对检查中发现的企业违法违规行为以及查处情况应当及时向上级档案局报告。 

第十五条 机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案机构对违反档案法律法规、不执行档案工作标准规范、不按照合同约定开展业务活动、造成档案损失或失泄密及安全事故的企业,应当及时向相应备案的档案局投诉。

第十六条 已备案企业出现下列情形之一的,取消备案资质:

(一)申请备案时提供虚假信息;

(二)转借、伪造、涂改备案证书;

(三)企业重大事项发生变更但未在规定时限内办理报备;

(四)发生档案失泄密、安全事故;

(五)组织开展业务时不执行档案法律法规和业务工作规范标准,造成委托方损失拒绝整改的;

(六)不接受档案局检查;

(七)出现2次以上经档案局调查属实的投诉;

(八)备案有效期内未开展相关业务;

(九)列入严重违法失信企业、经营异常名录,企业信用、征信不良记录未消除的。

对取消备案资质的企业,1年内不得重新申请备案。

第十七条 企业营业执照被注销、吊销,其取得的档案服务企业备案证书自然失效。

第十八条 省市档案局应当在办理备案后15个工作日内在官网或档案信息网上公告档案服务企业基本信息(附件5),各设区市档案局应当同时将已备案的档案服务企业基本信息报省档案局。

第十九条 省市档案局办理备案不收取任何费用。

第二十条 省市档案局应当加强备案工作人员的教育、培训和管理,严格执行首问负责制、一次性告知制、限时办结制等,为企业提供便捷、高效、优质服务。

备案工作人员应当严格遵守法律法规和党的各项纪律,忠于职守,认真负责,热情周到服务,不得泄露企业的商业秘密,不得擅自改变备案的对象、条件和范围。

第二十一条 本办法由陕西省档案局负责解释。

第二十二条 本办法自发布之日起执行。2018年10月23日发布的《陕西省档案中介服务机构备案管理办法》(陕档发〔2018〕21号)废止。


附件:1.陕西省档案服务企业备案登记表

    2.陕西省档案服务企业从业人员名单

    3.寄存档案库房安全条件及设施设备统计表

    4.档案数字化设备统计表

    5.陕西省已备案档案服务企业基本信息

文件下载:《陕西省档案服务企业备案办法》.doc

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